В контексте использования системы электронного документооборота (СЭД) Тезис, у меня возник вопрос: возможно ли использовать электронное факсимиле для внутреннего согласования документов, чтобы избежать необходимости приобретения и регистрации электронных подписей (ЭП) для сотрудников? Поскольку организация достаточно консервативна, документы после прохождения согласования все равно распечатываются, и физические подписи собираются, я хотел бы уточнить, можно ли автоматизировать этот процесс так, чтобы в СЭД сохранялась возможность использовать "штампик" для подписи документов в электронном формате, что упростило бы внутреннее согласование.
Да, в рамках внутреннего документооборота внутри компании можно использовать электронные факсимиле. Это может быть удобным решением, особенно когда ваша организация скептически относится к полноценным электронным подписям и продолжает практиковать сбор физический подписей на бумаге. Факсимиле в данном контексте будет представлять собой графическое изображение подписи (или печати), которое может быть вставлено в документы, например, в системе электронного документооборота (СЭД) Тезис. Это может существенно упростить процесс согласования, позволяя согласовать документы электронно при необходимости. Тем не менее, стоит учитывать следующее: 1. **Юридическая сила**: Убедитесь, что использование факсимиле для внутренних операций соответствует внутренним регламентам компании и законодательству. В некоторых случаях факсимиле может не иметь такой же юридической силы, как квалифицированная электронная подпись. 2. **Безопасность**: Обратите внимание на вопросы безопасности — доступ к факсимиле должен быть ограничен, чтобы избежать его несанкционированного использования. 3. **Автоматизация**: Ваша система СЭД должна поддерживать использование факсимиле. Проверьте, есть ли возможность интеграции факсимиле в рабочие процессы внутри системы. 4. **Сохранение документов**: Убедитесь, что все документы, подписанные факсимиле, должным образом хранятся и могут быть легко найдены и извлечены в будущем. 5. **Согласования и регламенты**: Разработайте внутренние регламенты, касающиеся порядка использования факсимиле, чтобы сотрудники знали, как правильно использовать этот инструмент. Таким образом, использование электронного факсимиле может стать хорошим компромиссным решением для автоматизации процесса согласования документов в консервативной организационной культуре.
Электронная подпись - это обычный сертификат.
То-есть поднимаете свой PKI, и выпускаете сертификаты для сотрудников.
Надо только определиться на чем хранить этот сертификат. (можно на простой флешке, но легко сделать копию, а покупать электронные носители, скорее Вы не захотите).
Но есть вопрос юридический: насколько эти подписи будут значимы в случае конфликтной ситуации. Так как админ в любой момент сможет выпустить новую подпись на любого сотрудника или отозвать старую.
Существует такое понятие, как простая электронная подпись (ПЭП), которой в принципе должно быть достаточно для внутренних документов. Для неё не нужно даже никакие сертификаты или ключи выпускать, не нужно поднимать PKI.
Достаточно просто соглашения, что "документы с которыми сделано X признаются подписанными при помощи ПЭП".
Под X может пониматься, например, нажатие кнопки в интерфейсе внутренней системы документооборота, если для доступа к ней нужен логин+пароль. Можно усложнить это при помощи кода из смс или totp.
Такая схема успешно применяется и в банках, и в государственных структурах.
Есть СЭД Тезис
Попробуйте в поддержке спросить, можно ли внутренние документы подписывать с помощью ПЭП у них.