Как лучше всего отслеживать информацию о сотрудниках и оборудовании, которое они используют?

Для отслеживания информации о сотрудниках и оборудовании, которое они используют, можно использовать специализированное программное обеспечение для управления активами и инвентаризации. Такие программы позволяют создавать базу данных с информацией о сотрудниках, их доступе к оборудованию, истории перемещений оборудования и т.д.

Некоторые из популярных программ для учета оборудования и сотрудников включают в себя Asset Panda, EZOfficeInventory, Snipe-IT и другие. Они позволяют создавать карточки сотрудников, привязывать к ним оборудование, отслеживать перемещения и состояние оборудования, устанавливать сроки службы и т.д.

Такие программы обычно имеют удобный интерфейс, возможность настраивать поля для учета дополнительной информации, создавать отчеты и уведомления о сроках гарантии, обслуживания и т.д. Имеющиеся данные могут быть легко обновляться и анализироваться для оптимизации управления активами и оборудованием.

Также можно использовать облачные сервисы и онлайн-инструменты для хранения информации о сотрудниках и оборудовании, такие как Google Sheets, Microsoft Excel Online, Airtable и др. Однако, такие инструменты могут быть менее удобными и функциональными по сравнению с специализированным программным обеспечением.

Из минимального, что можно создать, не привлекая специалистов - локальную базу данных в Microsoft Access. 
 Вам нужно как минимум 3 таблицы: Сотрудники, Оборудование, Закрепление оборудования. 
 Создать формы для добавления Сотрудника, Оборудования и Закрепления оборудования. 
 И, возможно, 2 отчета - Закрепленное оборудование по сотруднику, Закрепленное оборудование всех сотрудников. 
 
 Если с базой данных предполагается работать больше 1 человека, то вам уже нужна полноценная коробочная система от какой-нибудь 1С и специалисты, которые ее настроят.